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PODER
LEGISLATIVO
LEYES
Nº
8292
LA
ASAMBLEA LEGISLATIVA
DE LA
REPÚBLICA DE COSTA RICA
DECRETA:
LEY
GENERAL DE CONTROL INTERNO
CAPÍTULO
I
Disposiciones
Generales
Artículo 1º—Contenido y
ámbito de aplicación. Esta Ley establece los criterios mínimos que
deberán observar la Contraloría General de la República y los entes u órganos
sujetos a su fiscalización, en el establecimiento, funcionamiento,
mantenimiento, perfeccionamiento y evaluación de sus sistemas de control
interno.
Artículo 2º—Definiciones.
a) Administración activa:
desde el punto de vista funcional, es la función decisoria, ejecutiva,
resolutoria, directiva u operativa de la Administración. Desde el punto de vista orgánico es el
conjunto de órganos y entes de la función administrativa, que deciden y
ejecutan; incluyen al jerarca, como última instancia.
b) Establecer, mantener,
perfeccionar y evaluar el sistema de control interno: términos utilizados
para delimitar la responsabilidad del jerarca o la del titular subordinado
sobre el sistema de control interno, en cuanto a instituirlo, darle
permanencia y mejorarlo constantemente.
c) Jerarca: superior
jerárquico del órgano o del ente; ejerce la máxima autoridad dentro del
órgano o ente, unipersonal o colegiado.
d) Titular subordinado:
funcionario de la administración activa responsable de un proceso, con
autoridad para ordenar y tomar decisiones.
e) Ambiente de control:
conjunto de factores del ambiente organizacional que deben establecer y
mantener el jerarca, los titulares subordinados y demás funcionarios, para
permitir el desarrollo de una actitud positiva y de apoyo para el control
interno y para una administración escrupulosa.
f) Valoración del riesgo:
identificación y análisis de los riesgos que enfrenta la institución, tanto
de fuentes internas como externas relevantes para la consecución de los
objetivos; deben ser realizados por el jerarca y los titulares subordinados,
con el fin de determinar cómo se deben administrar dichos riesgos.
g) Actividades de control:
políticas y procedimientos que permiten obtener la seguridad de que se llevan
a cabo las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República,
por los jerarcas y los titulares subordinados para la consecución de los
objetivos del sistema de control interno.
Artículo 3º—Facultad de
promulgar normativa técnica sobre control interno. La Contraloría General
de la República dictará la normativa técnica de control interno, necesaria
para el funcionamiento efectivo del sistema de control interno de los entes y
de los órganos sujetos a esta Ley. Dicha normativa será de acatamiento
obligatorio y su incumplimiento será causal de responsabilidad
administrativa.
La normativa sobre control
interno que otras instituciones emitan en el ejercicio de competencias de
control o fiscalización legalmente atribuidas, no deberá contraponerse a la
dictada por la Contraloría General de la República y, en caso de duda,
prevalecerá la del órgano contralor.
Artículo 4º—Aplicabilidad a
sujetos de derecho privado. Los sujetos de derecho privado que, por
cualquier título, sean custodios o administradores de fondos públicos,
deberán aplicar en su gestión los principios y las normas técnicas de control
interno que al efecto emita la Contraloría General de la República de
conformidad con el artículo tercero.
Aparte de las otras sanciones
que el ordenamiento jurídico pueda establecer, los sujetos de derecho privado
que custodien o administren, por cualquier título, fondos públicos o reciban
beneficios patrimoniales de entes u órganos estatales, podrán ser sancionados,
según lo dispuesto en el artículo 7 de la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República, Nº 7428, de 7 de setiembre de 1994, cuando incumplan
lo estipulado en el párrafo anterior.
Artículo 5º—Congreso Nacional
de Gestión y Fiscalización de la Hacienda Pública. La Contraloría General
de la República convocará, al menos una vez cada dos años, a un Congreso
Nacional de Gestión y Fiscalización de la Hacienda Pública, con la
participación de los auditores y subauditores internos del Sector Público, y
de los demás funcionarios o especialistas que se estime pertinente, con el
objeto de estrechar relaciones, propiciar alianzas estratégicas, fomentar la
interacción coordinada de competencias, establecer vínculos de cooperación,
intercambiar experiencias, propiciar mejoras en los procesos de fiscalización
y control, revisar procedimientos y normas de control interno, presentar
propuestas que tiendan a mejorar o agilizar la gestión sustantiva en el
Sector Público y discutir cualquier tema de interés relativo a los fines de
esta Ley.
El Ministerio de Hacienda
transferirá los recursos que el órgano de fiscalización superior le solicite
para realizar esta actividad.
Artículo 6º—Confidencialidad
de los denunciantes y estudios que originan la apertura de procedimientos
administrativos. La Contraloría General de la República, la
administración y las auditorías internas, guardarán confidencialidad respecto
de la identidad de los ciudadanos que presenten denuncias ante sus oficinas.
La información, documentación y
otras evidencias de las investigaciones que efectúan las auditorías internas,
la administración y la Contraloría General, cuyos resultados puedan originar
la apertura de un procedimiento administrativo, serán confidenciales durante
la formulación del informe respectivo.
Una vez notificado el informe correspondiente y hasta la resolución
final del procedimiento administrativo, la información contenida en el
expediente será calificada como información confidencial, excepto para las
partes involucradas, las cuales tendrán libre acceso a todos los documentos y
las pruebas que obren en el expediente administrativo.
Para todos los casos, la
Asamblea Legislativa, en el ejercicio de las facultades contenidas en el
inciso 23) del artículo 121 de la Constitución Política, podrá acceder a los
informes, la documentación y las pruebas que obren en poder de las auditorías
internas, la administración o la Contraloría General de la República.
CAPÍTULO II
El sistema de control interno
Artículo 7º—Obligatoriedad de disponer de un
sistema de control interno. Los entes y órganos sujetos a esta Ley
dispondrán de sistemas de control interno, los cuales deberán ser aplicables,
completos, razonables, integrados y congruentes con sus competencias y
atribuciones institucionales. Además,
deberán proporcionar seguridad en el cumplimiento de esas atribuciones y
competencias; todo conforme al primer párrafo del artículo 3 de la presente
Ley.
Artículo 8º—Concepto de
sistema de control interno. Para efectos de esta Ley, se entenderá por sistema
de control interno la serie de acciones ejecutadas por la administración
activa, diseñadas para proporcionar
seguridad en la consecución de los siguientes objetivos:
a) Proteger
y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso
indebido, irregularidad o acto ilegal.
b) Exigir confiabilidad y
oportunidad de la información.
c) Garantizar eficiencia y
eficacia de las operaciones.
d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.
Artículo 9º—Órganos del
sistema de control interno. La administración activa y la auditoría
interna de los entes y órganos sujetos a esta Ley, serán los componentes
orgánicos del sistema de control interno establecido e integrarán el Sistema
de Fiscalización Superior de la Hacienda Pública a que se refiere la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República.
Artículo 10.—Responsabilidad
por el sistema de control interno. Serán responsabilidad del jerarca y
del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el
sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de
la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su
efectivo funcionamiento.
Artículo 11.—El sistema de
control interno en la desconcentración de competencias y la contratación de
servicios de apoyo. El jerarca y los titulares subordinados tendrán la
responsabilidad de analizar las implicaciones en el sistema de control
interno, cuando se lleve a cabo una desconcentración de competencias, o bien
la contratación de servicios de apoyo con terceros; asimismo, la
responsabilidad de tomar las medidas correspondientes para que los controles
sean extendidos, modificados y cambiados, cuando resulte necesario.
CAPÍTULO III
La Administración Activa
1. SECCIÓN I
1. Deberes del jerarca y los titulares subordinados
Artículo 12.—Deberes del
jerarca y de los titulares
subordinados en el sistema de control interno. En materia de control
interno, al jerarca y los titulares subordinados les corresponderá cumplir,
entre otros, los siguientes deberes:
a) Velar
por el adecuado desarrollo de la actividad del ente o del órgano a su cargo.
b) Tomar de inmediato las
medidas correctivas, ante cualquier evidencia de desviaciones o
irregularidades.
c) Analizar e implantar, de
inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por
la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría
externa y las demás instituciones de control y fiscalización que
correspondan.
d) Asegurarse de que los
sistemas de control interno cumplan al menos con las características
definidas en el artículo 7 de esta Ley.
e) Presentar un informe de fin
de gestión y realizar la entrega formal del ente o el órgano a su sucesor, de
acuerdo con las directrices emitidas por la Contraloría General de la
República y por los entes y órganos competentes de la administración activa.
Artículo 13.—Ambiente de control. En cuanto
al ambiente de control, serán deberes del jerarca y de los titulares
subordinados, entre otros, los
siguientes:
a) Mantener y demostrar
integridad y valores éticos en el ejercicio de sus deberes y obligaciones,
así como contribuir con su liderazgo y sus acciones a promoverlos en el resto
de la organización, para el cumplimiento efectivo por parte de los demás
funcionarios.
b) Desarrollar y mantener una
filosofía y un estilo de gestión que permitan administrar un nivel de riesgo
determinado, orientados al logro de resultados y a la medición del desempeño,
y que promuevan una actitud abierta hacia mecanismos y procesos que mejoren
el sistema de control interno.
c) Evaluar el funcionamiento
de la estructura organizativa de la institución y tomar las medidas
pertinentes para garantizar el cumplimiento de los fines institucionales;
todo de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.
d) Establecer claramente las
relaciones de jerarquía, asignar la autoridad y responsabilidad de los
funcionarios y proporcionar los canales adecuados de comunicación, para que
los procesos se lleven a cabo; todo de conformidad con el ordenamiento
jurídico y técnico aplicable.
e) Establecer políticas y
prácticas de gestión de recursos humanos apropiadas, principalmente en cuanto
a contratación, vinculación, entrenamiento, evaluación, promoción y acciones
disciplinarias; todo de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico
aplicable.
Artículo 14.—Valoración del
riesgo. En relación con la valoración del riesgo, serán deberes del
jerarca y los titulares subordinados, entre otros, los siguientes:
a) Identificar
y analizar los riesgos relevantes asociados al logro de los objetivos y las
metas institucionales, definidos tanto en los planes anuales operativos como
en los planes de mediano y de largo plazos.
b) Analizar el efecto posible
de los riesgos identificados, su importancia y la probabilidad de que
ocurran, y decidir las acciones que se tomarán para administrarlos.
c) Adoptar las medidas
necesarias para el funcionamiento adecuado del sistema de valoración del
riesgo y para ubicarse por lo menos en un nivel de riesgo organizacional
aceptable.
d) Establecer los mecanismos
operativos que minimicen el riesgo en las acciones por ejecutar.
Artículo 15.—Actividades de
control. Respecto de las actividades de control, serán deberes del
jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, los siguientes:
a) Documentar,
mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y
los procedimientos de control que garanticen
el cumplimiento del sistema de control interno institucional y la
prevención de todo aspecto que conlleve a desviar los objetivos y las metas
trazados por la institución en el desempeño de sus funciones.
b) Documentar, mantener
actualizados y divulgar internamente tanto las políticas como los
procedimientos que definan claramente, entre otros asuntos, los siguientes:
i. La
autoridad y responsabilidad de los funcionarios encargados de autorizar y
aprobar las operaciones de la institución.
ii. La protección y
conservación de todos los activos institucionales.
iii. El diseño y uso de
documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las
transacciones y los hechos significativos que se realicen en la institución.
Los documentos y registros deberán ser administrados y mantenidos
apropiadamente.
iv. La conciliación
periódica de registros, para verificar su exactitud y determinar y enmendar
errores u omisiones que puedan haberse cometido.
v. Los controles
generales comunes a todos los sistemas de información computarizados y los
controles de aplicación específicos para el procesamiento de datos con
software de aplicación.
Artículo 16.—Sistemas de
información. Deberá contarse con sistemas de información que permitan a
la administración activa tener una gestión documental institucional,
entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de
controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la
información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus
actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos
trazados. Dicha gestión documental deberá estar estrechamente relacionada con
la gestión de la información, en la que deberán contemplarse las bases de
datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas, las cuales se
constituyen en importantes fuentes de la información registrada.
En cuanto a la información y
comunicación, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, como
responsables del buen funcionamiento del sistema de información, entre otros,
los siguientes:
a) Contar
con procesos que permitan identificar y registrar información confiable,
relevante, pertinente y oportuna; asimismo, que la información sea comunicada
a la administración activa que la necesite, en la forma y dentro del plazo
requeridos para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas
las de control interno.
b) Armonizar los sistemas de
información con los objetivos institucionales y verificar que sean adecuados
para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos.
c) Establecer las políticas,
los procedimientos y recursos para disponer de un archivo institucional, de
conformidad con lo señalado en el ordenamiento jurídico y técnico.
Artículo 17.—Seguimiento del
sistema de control interno. Entiéndese por seguimiento del sistema de
control interno las actividades que se realizan para valorar la calidad del
funcionamiento del sistema de control interno, a lo largo del tiempo;
asimismo, para asegurar que los hallazgos de la auditoría y los resultados de
otras revisiones se atiendan con prontitud.
En cuanto al seguimiento del
sistema de control interno, serán deberes del jerarca y los titulares
subordinados, los siguientes:
a) Que los
funcionarios responsabilizados realicen continuamente las acciones de control
y prevención en el curso de las operaciones normales integradas a tales
acciones.
c) Que la administración
activa realice, por lo menos una vez al año, las autoevaluaciones que
conduzcan al perfeccionamiento del sistema de control interno del cual es
responsable. Asimismo, que pueda
detectar cualquier desvío que aleje a la organización del cumplimiento de sus
objetivos.
d) Que sean implantados los
resultados de las evaluaciones periódicas que realizan la administración
activa, la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la
auditoría externa y demás instituciones de control y fiscalización que
correspondan, dentro de los diez días hábiles siguientes a su notificación.
SECCIÓN II
Sistema Específico de Valoración del Riesgo
Artículo 18.—Sistema específico de valoración
del riesgo institucional. Todo ente u órgano deberá contar con un sistema
específico de valoración del riesgo institucional por áreas, sectores,
actividades o tarea que, de conformidad con sus particularidades, permita
identificar el nivel de riesgo institucional y adoptar los métodos de uso
continuo y sistemático, a fin de analizar y administrar el nivel de dicho
riesgo.
La Contraloría General de la
República establecerá los criterios y las directrices generales que servirán
de base para el establecimiento y funcionamiento del sistema en los entes y
órganos seleccionados, criterios y directrices que serán obligatorios y
prevalecerán sobre los que se les opongan, sin menoscabo de la obligación del
jerarca y titulares subordinados referida en el artículo 14 de esta Ley.
Artículo 19.—Responsabilidad
por el funcionamiento del sistema. El jerarca y los respectivos titulares
subordinados de los entes y órganos sujetos a esta Ley, en los que la
Contraloría General de la República disponga que debe implantarse el Sistema
Específico de Valoración de Riesgo Institucional, adoptarán las medidas
necesarias para el adecuado funcionamiento del Sistema y para ubicarse al
menos en un nivel de riesgo institucional aceptable.
CAPÍTULO IV
La auditoría interna
SECCIÓN I
Disposiciones generales
Artículo 20.—Obligación de
contar con auditoría interna. Todos los entes y órganos sujetos a esta
Ley tendrán una auditoría interna, salvo aquellos en los cuales la
Contraloría General de la República disponga, por vía reglamentaria o
disposición singular, que su existencia no se justifica, en atención a
criterios tales como presupuesto asignado, volumen de operaciones, nivel de
riesgo institucional o tipo de actividad. En este caso, la Contraloría
General ordenará a la institución establecer los métodos de control o de
fiscalización que se definan.
Artículo 21.—Concepto
funcional de auditoría interna. La auditoría interna es la actividad
independiente, objetiva y asesora, que proporciona seguridad al ente u
órgano, puesto que se crea para validar y mejorar sus operaciones. Contribuye
a que se alcancen los objetivos institucionales, mediante la práctica de un
enfoque sistémico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la
administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección en las
entidades y los órganos sujetos a esta Ley. Dentro de una organización, la
auditoría interna proporciona a la ciudadanía una garantía razonable de que
la actuación del jerarca y la del resto, de la administración se ejecuta
conforme al marco legal y técnico y a las prácticas sanas.
Artículo 22.—Competencias.
Compete a la auditoría interna, primordialmente lo siguiente:
a) Realizar
auditorías o estudios especiales semestralmente, en relación con los fondos
públicos sujetos a su competencia institucional, incluidos fideicomisos,
fondos especiales y otros de naturaleza similar. Asimismo, efectuar
semestralmente auditorías o estudios especiales sobre fondos y actividades
privadas, de acuerdo con los artículos 5 y 6 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República, en el tanto estos se originen en
transferencias efectuadas por componentes de su competencia institucional.
b) Verificar el cumplimiento,
la validez y la suficiencia del sistema de control interno de su competencia
institucional, informar de ello y proponer las medidas correctivas que sean
pertinentes.
c) Verificar que la
administración activa tome las medidas de control interno señaladas en esta
Ley, en los casos de desconcentración de competencias, o bien la contratación
de servicios de apoyo con terceros; asimismo, examinar regularmente la
operación efectiva de los controles críticos, en esas unidades
desconcentradas o en la prestación de tales servicios.
d) Asesorar, en materia de su
competencia, al jerarca del cual depende; además, advertir a los órganos
pasivos que fiscaliza sobre las posibles consecuencias de determinadas
conductas o decisiones, cuando sean de su conocimiento.
e) Autorizar, mediante razón
de apertura, los libros de contabilidad y de actas que deban llevar los
órganos sujetos a su competencia institucional y otros libros que, a criterio
del auditor interno, sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de
control interno.
f) Preparar los planes de
trabajo, por lo menos de conformidad con los lineamientos que establece la
Contraloría General de la República.
g) Elaborar un informe anual
de la ejecución del plan de trabajo y del estado de las recomendaciones de la
auditoría interna, de la Contraloría General de la República y de los
despachos de contadores públicos; en los últimos dos casos, cuando sean de su
conocimiento, sin perjuicio de que se elaboren informes y se presenten al
jerarca cuando las circunstancias lo ameriten.
h) Mantener debidamente
actualizado el reglamento de organización y funcionamiento de la auditoría
interna.
i) Las demás competencias
que contemplen la normativa legal, reglamentaria y técnica aplicable, con las
limitaciones que establece el artículo 34 de esta Ley.
Artículo 23.—Organización.
La auditoría interna se organizará y funcionará conforme lo disponga el
auditor interno, de conformidad con las disposiciones, normas, políticas y
directrices que emita la Contraloría General de la República, las cuales
serán de acatamiento obligatorio.
Cada auditoría interna dispondrá
de un reglamento de organización y funcionamiento, acorde con la normativa
que rige su actividad. Dicho reglamento deberá ser aprobado por la
Contraloría General de la República, publicarse en el diario oficial y
divulgarse en el ámbito institucional.
Artículo 24.—Dependencia
orgánica y regulaciones administrativas aplicables. El auditor y el
subauditor internos de los entes y órganos sujetos a esta Ley dependerán
orgánicamente del máximo jerarca, quien los nombrará y establecerá las
regulaciones de tipo administrativo que les serán aplicables a dichos
funcionarios. Los demás funcionarios de la auditoría interna estarán sujetos
a las disposiciones administrativas aplicables al resto del personal; sin
embargo, el nombramiento, traslado, la suspensión, remoción, concesión de
licencias y demás movimientos de personal, deberán contar con la autorización
del auditor interno; todo de acuerdo con el marco jurídico que rige para el
ente u órgano.
Las regulaciones de tipo
administrativo mencionadas no deberán afectar negativamente la actividad de
auditoría interna, la independencia funcional y de criterio del auditor y el
subauditor interno y su personal; en caso de duda, la Contraloría General
dispondrá lo correspondiente.
Artículo 25.—Independencia
funcional y de criterio. Los funcionarios de la auditoría interna
ejercerán sus atribuciones con total independencia funcional y de criterio
respecto del jerarca y de los demás órganos de la administración activa.
Artículo 26.—Protección al
personal de la auditoría. Cuando el personal de la auditoría interna, en
el cumplimiento de sus funciones, se involucre en un conflicto legal o una
demanda, la institución dará todo su respaldo tanto jurídico como técnico y
cubrirá los costos para atender ese proceso hasta su resolución final.
Artículo 27.—Asignación de
recursos. El jerarca de los entes y órganos sujetos a esta Ley deberá
asignar los recursos humanos, materiales, tecnológicos, de transporte y otros
necesarios y suficientes para que la auditoría interna pueda cumplir su
gestión.
Para efectos presupuestarios, se
dará a la auditoría interna una categoría programática; para la asignación y
disposición de sus recursos, se tomarán en cuenta el criterio del auditor
interno y las instrucciones que emita al respecto la Contraloría General de
la República.
La auditoría interna ejecutará
su presupuesto, conforme lo determinen sus necesidades para cumplir su plan
de trabajo.
Artículo 28.—Plazas vacantes.
Las vacantes que, por cualquier razón, tengan lugar en los puestos de la
auditoría interna, deberán llenarse en un plazo máximo de tres meses, contado
a partir del momento de la vacante. El plazo podrá prorrogarse por otros tres
meses, por razones debidamente acreditadas en el expediente que se
confeccione al efecto.
La disminución de plazas por
movilidad laboral u otros movimientos en la auditoría interna, deberá ser
previamente autorizada por el auditor interno.
Los requisitos para la creación
y ocupación de plazas de la auditoría interna que definan la Autoridad
Presupuestaria u otras instituciones competentes, deberán considerar, en todo
momento, sus necesidades reales y no podrán ser aplicados en perjuicio del
funcionamiento del sistema de control interno de la institución.
SECCIÓN II
El auditor y subauditor internos
Artículo 29.—Requisitos de los puestos. Los
entes y órganos sujetos a esta Ley definirán, en sus respectivos manuales de
cargos y clases, la descripción de las funciones y los requisitos
correspondientes para cada uno de los cargos, de conformidad con los
lineamientos que emita al respecto la Contraloría General de la República.
Artículo 30.—Jornada laboral.
La jornada laboral del auditor y subauditor internos será de tiempo completo.
En casos muy calificados, el jerarca podrá solicitar a la Contraloría General
de la República una reducción de la jornada, la cual no podrá ser inferior a
medio tiempo.
Las municipalidades cuyo
presupuesto ordinario sea igual o inferior a doscientos millones de colones
(¢200.000.000,00), podrán contratar, sin la autorización de la Contraloría
General de la República, al auditor y al subauditor internos únicamente por
medio tiempo.
Para reducir la jornada laboral
de la plaza del auditor o del subauditor internos, el jerarca ordenará un
estudio técnico, que deberá presentarse a la Contraloría General de la
República, la que resolverá en definitiva lo que proceda.
Artículo 31.—Nombramiento y
conclusión de la relación de servicio. El jerarca nombrará por tiempo
indefinido al auditor y al subauditor internos. Tales nombramientos se
realizarán por concurso público promovido por cada ente y órgano de la
Administración Pública; se asegurará la selección de los candidatos idóneos
para ocupar los puestos; todo lo cual deberá constar en el expediente
respectivo. El expediente y la terna seleccionada deberán ser comunicados, en
forma previa a los nombramientos, a la Contraloría General de la República,
la cual analizará el proceso y lo aprobará o lo vetará. En este último caso,
girará las disposiciones al ente u órgano respectivo y señalará los elementos
objetados para su corrección; la administración deberá repetir el proceso a
partir de la etapa donde se inició la objeción respectiva.
Los nombramientos interinos
serán autorizados, en forma previa y a solicitud de la administración, por
parte de la Contraloría General de la República; en ningún caso podrán
hacerse por más de doce meses.
Los nombramientos del auditor y
el subauditor deberán ser comunicados por el jerarca respectivo a la
Contraloría General de la República, a más tardar el primer día hábil del
inicio de funciones en los respectivos cargos.
La conclusión de la relación de
servicio, por justa causa, del auditor y el subauditor internos, deberá ser
conforme al artículo 15 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República.
SECCIÓN III
Deberes, potestades y
prohibiciones de los funcionarios de auditoría
Artículo 32.—Deberes. El auditor interno, el
subauditor interno y los demás funcionarios de la auditoría interna, tendrán
las siguientes obligaciones:
a) Cumplir las competencias
asignadas por ley.
b) Cumplir el ordenamiento
jurídico y técnico aplicable.
c) Colaborar en los estudios
que la Contraloría General de la República y otras instituciones realicen en
el ejercicio de competencias de control o fiscalización legalmente
atribuidas.
d) Administrar, de manera
eficaz, eficiente y económica, los recursos del proceso del que sea
responsable.
e) No revelar a terceros que
no tengan relación directa con los asuntos tratados en sus informes,
información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que
se estén realizando ni información sobre aquello que determine una posible
responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los
funcionarios de los entes y órganos sujetos a esta Ley.
f) Guardar la
confidencialidad del caso sobre la información a la que tengan acceso.
g) Acatar las disposiciones y
recomendaciones emanadas de la Contraloría General de la República. En caso
de oposición por parte de la auditoría interna referente a tales
disposiciones y recomendaciones, se aplicará el artículo 26 de la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República.
h) Facilitar y entregar la
información que les solicite la Asamblea Legislativa en el ejercicio de las
atribuciones que dispone el inciso 23) del artículo 121 de la Constitución
Política, y colaborar con dicha información.
i) Cumplir los otros deberes
atinentes a su competencia.
Artículo 33.—Potestades. El auditor interno,
el subauditor interno y los demás funcionarios de la auditoría interna
tendrán, las siguientes potestades:
a) Libre acceso, en cualquier
momento, a todos los libros, los archivos, los valores, las cuentas bancarias
y los documentos de los entes y órganos de su competencia institucional, así
como de los sujetos privados, únicamente en cuanto administren o custodien
fondos o bienes públicos de los entes y órganos de su competencia
institucional; también tendrán libre acceso a otras fuentes de información
relacionadas con su actividad. El auditor interno podrá acceder, para sus
fines, en cualquier momento, a las transacciones electrónicas que consten en
los archivos y sistemas electrónicos de las transacciones que realicen los
entes con los bancos u otras instituciones, para lo cual la administración
deberá facilitarle los recursos que se requieran.
b) Solicitar, a cualquier
funcionario y sujeto privado que administre o custodie fondos públicos de los
entes y órganos de su competencia institucional, en la forma, las condiciones
y el plazo razonables, los informes, datos y documentos para el cabal
cumplimiento de su competencia. En el caso de sujetos privados, la solicitud
será en lo que respecta a la administración o custodia de fondos públicos de
los entes y órganos de su competencia institucional.
c) Solicitar, a funcionarios
de cualquier nivel jerárquico, la colaboración, el asesoramiento y las
facilidades que demande el ejercicio de la auditoría interna.
d) Cualesquiera otras
potestades necesarias para el cumplimiento de su competencia, de acuerdo con
el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.
Artículo 34.—Prohibiciones. El auditor
interno, el subauditor interno y los demás funcionarios de la auditoría
interna, tendrán las siguientes prohibiciones:
a) Realizar
funciones y actuaciones de administración activa, salvo las necesarias para
cumplir su competencia.
b) Formar parte de un órgano
director de un procedimiento administrativo.
c) Ejercer profesiones
liberales fuera del cargo, salvo en asuntos estrictamente personales, en los
de su cónyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales por
consanguinidad y afinidad hasta tercer grado, o bien, cuando la jornada no
sea de tiempo completo, excepto que exista impedimento por la existencia de
un interés directo o indirecto del propio ente u órgano. De esta prohibición
se exceptúa la docencia, siempre que sea fuera de la jornada laboral.
d) Participar en actividades
político-electorales, salvo la emisión del voto en las elecciones nacionales
y municipales.
e) Revelar información sobre
las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando
y sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa
o eventualmente penal de los funcionarios de los entes y órganos sujetos a
esta Ley.
Por las prohibiciones
contempladas en esta Ley se les pagará un sesenta y cinco por ciento (65%)
sobre el salario base.
SECCIÓN IV
Informes de auditoría interna
Artículo 35.—Materias sujetas a informes de
auditoría interna. Los informes de auditoría interna versarán sobre
diversos asuntos de su competencia, así como sobre asuntos de los que pueden
derivarse posibles responsabilidades para funcionarios, ex funcionarios de la
institución y terceros. Cuando de un estudio se deriven recomendaciones sobre
asuntos de responsabilidad y otras materias, la auditoría interna deberá
comunicarlas en informes independientes para cada materia.
Los hallazgos, las conclusiones
y recomendaciones de los estudios realizados por la auditoría interna,
deberán comunicarse oficialmente, mediante informes al jerarca o a los
titulares subordinados de la administración activa, con competencia y
autoridad para ordenar la implantación de las respectivas recomendaciones.
La comunicación oficial de
resultados de un informe de auditoría se regirá por las directrices emitidas
por la Contraloría General de la República.
Artículo 36.—Informes dirigidos a los titulares
subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones
dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera:
a) El titular subordinado, en
un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de
recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si
discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de
auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito
las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá
soluciones alternas para los hallazgos detectados.
b) Con vista de lo anterior,
el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a
partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular
subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la
auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular
subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro
de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse,
de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o
soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene
implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna,
estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos
siguientes.
c) El acto en firme será dado
a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente,
para el trámite que proceda.
Artículo 37.—Informes
dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté dirigido al
jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un
plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de
recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de
tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las
soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que
comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado
correspondiente.
Artículo 38.—Planteamiento de
conflictos ante la Contraloría General de la República. Firme la
resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas
por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles,
contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos
de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en
conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de
los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las
razones de inconformidad indicadas.
La Contraloría General de la
República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca,
de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una
vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no
ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el órgano contralor,
dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428, de 7 de
setiembre de 1994.
1. CAPÍTULO V
1. Responsabilidades y Sanciones
Artículo 39.—Causales de responsabilidad
administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en
responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen
injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras
causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de
servicios.
El jerarca, los titulares
subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad
administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control
interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo,
perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable.
Asimismo, cabrá responsabilidad
administrativa contra el jerarca que injustificadamente no asigne los
recursos a la auditoría interna en los términos del artículo 27 de esta Ley.
Igualmente, cabrá
responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que
injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de
control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las
acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría
interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas
civil y penalmente.
El jerarca, los titulares
subordinados y los demás funcionarios públicos también incurrirán en
responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, por obstaculizar
o retrasar el cumplimiento de las potestades del auditor, el subauditor y los
demás funcionarios de la auditoría interna, establecidas en esta Ley.
Cuando se trate de actos u
omisiones de órganos colegiados, la responsabilidad será atribuida a todos
sus integrantes, salvo que conste, de manera expresa, el voto negativo.
Artículo 40.—Causales de
responsabilidad administrativa del auditor y el subauditor internos y los
demás funcionarios de la auditoría interna. Incurrirán en responsabilidad
administrativa el auditor interno, el subauditor interno y los demás
funcionarios de la auditoría interna cuando, por dolo o culpa grave,
incumplan sus deberes y funciones, infrinjan la normativa técnica aplicable o
el régimen de prohibiciones referido en esta Ley; todo sin perjuicio de las
responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente.
Artículo 41.—Sanciones
administrativas. Según la gravedad, las faltas que señala esta Ley serán
sancionadas así:
a) Amonestación
escrita.
b) Amonestación escrita
comunicada al colegio profesional respectivo, cuando corresponda.
c) Suspensión, sin goce de
salario, de ocho a quince días hábiles. En el caso de dietas y estipendios de
otro tipo, la suspensión se entenderá por número de sesiones y el funcionario
no percibirá durante ese tiempo suma alguna por tales conceptos.
d) Separación
del cargo sin responsabilidad patronal.
Artículo 42.—Competencia para
declarar responsabilidades. Las sanciones previstas en esta Ley serán
impuestas por el órgano que ostente la potestad disciplinaria en los entes y
órganos sujetos a esta Ley, de acuerdo con la normativa que resulte
aplicable.
En
caso de que las infracciones previstas en esta Ley sean atribuidas a
diputados, regidores y alcaldes municipales, magistrados del Poder Judicial y
del Tribunal Supremo de Elecciones, contralor y subcontralor generales de la
República, defensor de los habitantes de la República y defensor adjunto,
regulador general y procurador general de la República, así como directores
de instituciones autónomas, en lo que les sea aplicable, se informará de ello,
según el caso, al Tribunal Supremo de Elecciones, a la Corte Suprema de
Justicia, al Consejo de Gobierno y a la Asamblea Legislativa, para que
conforme a derecho se proceda a imponer las sanciones correspondientes.
Artículo 43.—Prescripción de
la responsabilidad administrativa. La responsabilidad administrativa del
funcionario público por las infracciones previstas en esta Ley, prescribirá
según el artículo 71 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República, Nº 7428, de 7 de setiembre de 1994.
Se reputará como falta grave del
funcionario competente para iniciar el procedimiento sancionatorio, el no
darle inicio a este oportunamente o el dejar prescribir la responsabilidad
del infractor, sin causa justificada.
CAPÍTULO VI
Disposiciones finales
Artículo 44.—Reglamentación. El Poder Ejecutivo
reglamentará esta Ley en un plazo máximo de tres meses a partir de su
publicación. El proyecto de reglamento será remitido en consulta a la
Contraloría General de la República.
Artículo 45.—Reformas. Modifícase
la siguiente normativa:
a) Refórmanse
el artículo 26, el párrafo primero del artículo 31 y el artículo 71 de la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República, Nº 7428, de 7 de
setiembre de 1994. Los textos dirán:
“Artículo 26.—Potestad sobre auditorías internas. La
Contraloría General de la República fiscalizará que la auditoría interna de
los entes y órganos sujetos a su competencia institucional, cumpla
adecuadamente las funciones que le señala el ordenamiento jurídico que la
regula; coordinará, como mínimo, una actividad anual para fortalecer su
gestión. El resultado de dichas fiscalizaciones deberá ser informado
directamente al jerarca de la institución y al auditor interno, quienes
estarán obligados a tomar las medidas necesarias para su acatamiento o, en su
defecto, a plantear su oposición, dentro de un plazo máximo de quince días
hábiles.
Presentada la oposición, la auditoría interna dispondrá de un plazo
máximo de treinta días hábiles, contados a partir del recibo del informe de
la Contraloría, para fundamentar debidamente su oposición.
Recibida la fundamentación de la oposición, la Contraloría General de
la República tendrá un plazo máximo de treinta días hábiles para resolver el
conflicto planteado y deberá notificar, de inmediato, al ente u órgano
discrepante, lo resuelto en este asunto.”
“Artículo
31.—Potestad de informar y asesorar. La Contraloría General de la
República rendirá, a los órganos parlamentarios y a cada uno de los
diputados, los informes que estos le soliciten; lo realizará de oficio cuando
su participación se haya solicitado de conformidad con el segundo párrafo del
artículo 22 de la presente Ley. En razón del carácter de órgano auxiliar en
el control y la fiscalización de la Hacienda Pública, la Contraloría General
de la República remitirá al Plenario Legislativo copia de todos los informes
restantes que rinda en el ejercicio de dichas potestades.
[...]”
“Artículo
71.—Prescripción de la responsabilidad disciplinaria. La
responsabilidad administrativa del funcionario público por las infracciones
previstas en esta Ley y en el ordenamiento de control y fiscalización
superiores, prescribirá de acuerdo con las siguientes reglas:
a) En los casos en que el hecho
irregular sea notorio, la responsabilidad prescribirá en cinco años, contados
a partir del acaecimiento del hecho.
b) En los casos en que
el hecho irregular no sea notorio –entendido este como aquel hecho que
requiere una indagación o un estudio de auditoría para informar de su posible
irregularidad- la responsabilidad prescribirá en cinco años, contados a
partir de la fecha en que el informe sobre la indagación o la auditoría
respectiva se ponga en conocimiento del jerarca o el funcionario competente
para dar inicio al procedimiento respectivo.
La
prescripción se interrumpirá, con efectos continuados, por la notificación al
presunto responsable del acto que acuerde el inicio del procedimiento
administrativo.
Cuando el
autor de la falta sea el jerarca, el plazo empezará a correr a partir de la
fecha en que él termine su relación de servicio con el ente, la empresa o el
órgano respectivo.
Se
reputará como falta grave del funcionario competente para iniciar el
procedimiento sancionatorio, el no darle inicio a este oportunamente o el
dejar que la responsabilidad del infractor prescriba, sin causa justificada.”
b) Refórmase
el artículo 18 de la Ley sobre enriquecimiento ilícito de los servidores
públicos, Nº 6872, de 17 de junio de 1983. El texto dirá:
“Artículo18.—El
responsable de la unidad de recursos humanos de cada entidad o, en su
defecto, aquel quien el jerarca defina, deberá informar a la Contraloría
General de la República, dentro de los ocho días siguientes a cada
nombramiento, el nombre y las calidades de los servidores que ocupen los
cargos para cuyo desempeño se requiera la declaración jurada de bienes, con
indicación de la fecha en que esos funcionarios iniciaron sus funciones.
Dentro
del mismo plazo citado en el párrafo anterior, cada entidad deberá informar
la fecha en que, por cualquier circunstancia, los servidores obligados a
declarar concluyan su relación de servicio. La desobediencia de esta
obligación será considerada falta grave, para todos los efectos legales.”
c) Refórmase
el artículo 4 de la Ley Orgánica de la Procuraduría General de la República,
Nº 6815, de 27 de setiembre de 1982. El texto dirá:
“Artículo
4.—Consultas. Los órganos de la Administración Pública, por medio de los
jerarcas de los diferentes niveles administrativos, podrán consultar el
criterio técnico-jurídico de la Procuraduría; en cada caso, deberán acompañar
la opinión de la asesoría legal respectiva, salvo el caso de los auditores
internos, quienes podrán realizar la consulta directamente.”
d) Adiciónase
el inciso 1) al artículo 5 del Estatuto del Servicio Civil, Ley Nº 1581, de
30 de mayo de 1953. El texto dirá:
“Artículo
5.—Quedan también exceptuados de este Estatuto, los siguientes
funcionarios y empleados:
[...]
l) Los auditores y subauditores
internos de los ministerios y organismos adscritos.”
Artículo 46.—Derogaciones.
Deróganse los artículos 59, 60, 61, 63, 64, 65 y 66 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República, Nº 7428, de 7 de setiembre de 1994.
Disposiciones Transitorias
Transitorio I.—Los entes y
órganos sujetos a esta Ley cuyo auditor y subauditor internos estén nombrados
con una jornada laboral inferior a medio tiempo a la fecha de su publicación,
dispondrán de un plazo máximo de doce meses para ajustarse a lo aquí
dispuesto.
Transitorio II.—Las
instituciones públicas que en sus leyes constitutivas cuenten con un auditor
interno sujeto a un plazo legal de nombramiento, una vez que este venza
deberán elegir, por tiempo indefinido, a un auditor interno, mediante
concurso interno o externo.
Rige a partir de su publicación.
Comunícase al Poder Ejecutivo
Asamblea Legislativa.—San José,
a los dieciocho días del mes de julio del dos mil dos.—Rolando Laclé Castro,
Presidente.—Ronaldo Alfaro García, Primer Secretario.—Lilliana Salas Salazar,
Segunda Secretaria.
Presidencia de la República.—San
José, a los treinta y un días del mes de julio del dos mil dos.
Ejecútese y publíquese
ABEL PACHECO DE LA ESPRIELLA.—La
Ministra de la Presidencia, Rina Contreras López y el Ministro de
Planificación Nacional y Política Económica, Danilo Chaverri Soto.—1
vez.—(Solicitud Nº 165-02).—C-232220.—(L8292-63738).
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